Tema 11 - El organigrama- Estructura formal e informal

 

La Estructura formal es la relación que existe entre la autoridad (jefes) y subordinados (Empleados). El Organigrama es el encargado de describir el trabajo en un sector, departamento o de toda la organización.

La alineación jerárquica empieza en el nivel superior de mayor rango y la autoridad empieza a descender, pasando por los gerentes, jefes, supervisores, para finalizar en los empleados u operarios. Se pueden observar las distintas conexiones de autoridad y poder en cada cuadro de la representación gráfica (Organigrama).

La estructura informal está formada por el conjunto de relaciones sociales y personales, que no fueron preestablecidas por la Dirección y que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Estos grupos de trabajo, tiene sus propios líderes, crean opinión, rumores e ideas del grupo. No están representadas en un Organigrama.

Toda estructura formal comprende 4 principios:

1) Unidad de mando: las instrucciones se deben recibir de un solo jefe y se le reporta a un solo jefe.

2) Principio Jerárquico de la cadena de mando: es la línea de autoridad que se extiende desde los niveles más altos de la organización hacia los más bajos; especifica quién reporta a quién.

3) Delegación de autoridad y responsabilidad: se delega una tarea a un subordinado, se le da autoridad y responsabilidad para hacerla y se verifica si la realiza adecuadamente.

4)División del trabajo y especialización: el trabajo se divide en tareas y las realizan subordinados especializados.

El organigrama contiene información sobre las características principales de la estructura organizacional y muestra:

• Los elementos (división de departamentos, secciones)
• Los niveles y posiciones de autoridad, relaciones de jerárquicas y reparto de responsabilidades.
• La cadena de mando y la actividad que se desarrolla.
• Los canales formales de comunicación.

 TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Se pueden clasificar por su forma, por su finalidad, por el contenido y por la extensión.

 Por su forma

1. Organigrama horizontal: el cargo o persona de mayor rango figura en el lado izquierdo; 

 los otros puestos de menor categoría se representan con líneas y recuadros horizontales, cada vez más

 alejadas del nivel de jerarquía superior, a medida que disminuye su nivel. (Fig.1)

2. Organigrama vertical: para destacar la jerarquía del mando, las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y por debajo, los subordinados. Y te cuento que en nuestra clase es el tipo de organigrama con el que vamos a trabajar.  Te dejo un ejemplo:

3. Organigrama circular: en el centro se ubica la Gerencia General o el Departamento de mayor jerarquía y luego se van agregando anillos separando las áreas que dependen del área central y así ir agregando tantos anillos como sea necesario.

Actividad

1) Leer el texto y armar una definición de organigrama bien completa (detallada).

2) Responder si o no. ¿Se puede conocer la estructura informal de una organización por su organigrama?
3) Mirar el organigrama de Coca Cola. ¿Qué cargo tiene mayor jerarquía, el Gerente de Ventas o el vicepresidente de marketing? Explicar.

EJERCICIOS CON ORGANIGRAMAS

Los organigramas nos permiten entender:

1. La división de funciones

2. Los niveles jerárquicos

3. Las líneas de autoridad y responsabilidad

4. Los canales formales de comunicación

5. Las funciones Staff

6. Las relaciones que existen entre los departamentos.

 SIMBOLOGÍA para organigramas verticales y horizontales

 1. Entegrama: es un rectángulo que gráfica cada área de la estructura

2. Líneas de dependencia jerárquica (o de autoridad).

Relacionan jerárquicamente a los entegramas. Son líneas continuas y verticales.

3. Líneas de dependencia funcional: muestran las relaciones entre departamentos y personas fuera de las relaciones jerárquicas, son consultivas y de cooperación para la ejecución del trabajo. Son líneas continuas y horizontales.

4. Líneas de STAFF: indican relaciones de asesoramiento o asistencia técnica. Se grafica con líneas punteadas unidas a la función que asesoran

Reglas para hacer un organigrama

 

1. Se recomienda que todos los entegramas tengan el mismo tamaño.

2. En los organigramas verticales, el mayor nivel jerárquico está en la parte superior.

3. Las funciones de igual jerarquía se grafican en el mismo nivel.

4. Las líneas no deben cruzarse.

5. No puede haber entegramas sin líneas de dependencia.

6. No existe un modelo único de organigrama, porque las estructuras formales son diferentes en cada organización. En este curso, sugerimos trabajar con niveles de jerarquía como los que se detallan a continuación (de mayor a menor jerarquía):

1. Gerencia General, Presidencia, Directorio

2. Gerencias (todas)

3. Subgerencias (todas)

4. Departamentos

5. Secciones

6. Oficinas

Ejercicio 1

 

Realice un organigrama a partir de la siguiente información:

La empresa “Patagonia” fabrica y comercializa Juguetes, Artículos para el hogar e Insumos de oficina.

👉Tiene una Gerencia General, de la que dependen 3 gerencias: Producción- Recursos Humanos-Ventas

👉La Gerencia de Ventas tiene un departamento  de Vendedores y una sección Facturación.

👉La Gerencia de Producción tiene a su cargo 3 departamentos: Juguetes- Artículos para el hogar-Insumos de oficina. Además, hay una sección de Compras que depende directamente de la Gerencia de Producción.

👉La Gerencia de Recursos Humanos tiene: una sección de Reclutamiento (de esta sección depende la oficina de Búsqueda) y un departamento de Capacitación (de este último dependen dos secciones, Orientación y Perfeccionamiento).

👉La Gerencia General, es asesorada por un Estudio contable.

 Ejercicio 2

 Realice 1 organigrama general y aparte los organigramas de cada gerencia.

Germán Paz, es presidente de “Diseño Bs. As” que fabrica y vende muebles para hogar. – Entre sus productos se pueden encontrar sillones, mesas, lámparas y escritorios.

Tiene 4 gerencias: Comercialización-Producción-Sistemas-Administrativa.

· La Gerencia de Comercialización tiene a su cargo 3 departamentos: Sillones-Mesas- Escritorios. Tiene una sección de Ventas y una Oficina de Publicidad.

· La Gerencia Administrativa controla 2 secciones: Cobranzas y Pagos- Liquidación de Sueldos. Por otro lado, tiene una asesoría contable.

· La Gerencia de Sistemas tiene una Sección de Programación y una Oficina de Investigación. El Gerente de Sistemas es asesorado por un desarrollador de software

· La Gerencia de Producción tiene los siguientes departamentos:  Diseño-Planificación-Control de calidad-

· El presidente tiene un asesor legal.